KI-Agentur oder selbst machen? Der Kosten-Check

Eine KI-Agentur verspricht, „KI in dein Unternehmen zu bringen“. Das kann sinnvoll sein. Oft zahlst du aber für Dinge, die du mit einem Abo wie Claude Pro für 20 $ im Monat und ein paar Stunden Übung selbst hinbekommst. Ich baue Apps und Automatisierungen mit KI, für mich und für Kundinnen und Kunden. Hier zeige ich dir, wo die Grenze liegt und wie du durchrechnest, was günstiger ist.

Brauche ich eine KI-Agentur oder schaffe ich das selbst?

Die Frage hängt weniger an der Technik als an drei Punkten:

Wie kritisch ist der Ablauf? Wenn eine fehlerhafte Automatisierung Rechnungen falsch verschickt oder Kundendaten an die falsche Stelle schiebt, brauchst du jemanden, der Fehler sauber abfängt.
Wie viele Systeme hängen dran? Ein Chat-Assistent für Texte ist ein Tool. Eine Automatisierung, die Warenwirtschaft, CRM und Buchhaltung verbindet, ist ein Projekt.
Wer kümmert sich danach? KI-Lösungen sind nicht „fertig“. Modelle, Schnittstellen und Preise ändern sich. Irgendwer muss das im Blick behalten.

Antwortest du bei allen drei mit „unkritisch, wenige Systeme, ich kümmere mich“, schaffst du es selbst. Zögerst du bei allen dreien, ist eine Agentur oder ein Freelancer die bessere Wahl.

Was kostet es, KI selbst einzuführen?

Die Toolkosten sind überschaubar (Stand: Oktober 2026, Preise ohne Steuer, Dollarpreise werden bei Zahlung umgerechnet):

Baustein	Tool	Preis laut Anbieter
Chat-Assistent, Texte, Auswertungen	Claude Pro	20 $ pro Monat bei monatlicher Zahlung, 17 $ pro Monat bei Jahreszahlung
Chat-Assistent fürs Team	Claude Team, Standard-Platz	25 $ pro Platz und Monat monatlich, 20 $ bei Jahreszahlung
Automatisierung	n8n Starter (Cloud)	20 € pro Monat bei Jahreszahlung, 2.500 Ausführungen pro Monat
Automatisierung	Zapier Pro	19,99 $ pro Monat bei Jahreszahlung, 29,99 $ monatlich, 750 Tasks
Automatisierung zum Testen	Make Free	Free-Plan ohne Kreditkarte und ohne Zeitlimit, 1.000 Credits pro Monat
Website oder App mit KI	Lovable Pro	25 $ pro Monat für 100 Credits, 21 $ bei Jahreszahlung

Meine Rechnung mit den Preisen aus der Tabelle: Claude Pro plus n8n Starter oder Zapier Pro kosten eine Person rund 37 bis 50 im Monat, Dollar und Euro gemischt.

Der größere Posten ist deine Zeit. Ein Rechenbeispiel: Wenn du als Selbstständige oder Selbstständiger 100 Euro pro Stunde abrechnest und 20 Stunden in eine Automatisierung steckst, hat sie dich 2.000 Euro gekostet, auch wenn auf keiner Rechnung etwas steht.

Wie du typische Büroabläufe konkret automatisierst, zeige ich im Ratgeber Prozesse mit KI automatisieren.

Was kostet eine KI-Agentur?

Feste Marktpreise gibt es nicht, und belastbare Zahlen zu Agentursätzen im DACH-Raum habe ich in keiner Primärquelle gefunden. Mach deshalb mit jedem Angebot diese Rechnung:

Einmalkosten: Analyse, Konzept, Umsetzung. Lass dir Stunden und Stundensatz einzeln ausweisen, nicht nur eine Pauschale.
Laufende Kosten: Wartung, Hosting, Support. Frag, ob Änderungen an Schnittstellen der Tools im Wartungsvertrag stecken.
Toolkosten: Die Abos oben fallen auch mit Agentur an. Kläre, auf wessen Namen sie laufen.
Abhängigkeit: Versteht nur die Agentur deine Lösung, zahlst du bei jeder Änderung wieder.

Hol dir mindestens zwei Angebote für denselben, schriftlich beschriebenen Ablauf.

Wann lohnt sich eine KI-Agentur?

Eine Agentur ist ihr Geld wert, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:

Der Ablauf ist geschäftskritisch. Bestellungen, Rechnungen, Patientendaten, alles, wo ein Fehler Geld oder Vertrauen kostet.
Viele Systeme müssen zusammenspielen. Etwa eine Praxis-Software, wie ich sie für einen Kunden umgesetzt habe. So etwas braucht saubere Planung, Tests und Fehlerbehandlung.
Niemand im Team hat Zeit.
Du brauchst eine eigene Software mit Nutzerkonten, Bezahlung oder sensiblen Daten. Mit KI-Tools kommst du weit, aber Sicherheit und Datenschutz sind kein Nebenbei-Thema.

Wann schaffst du es selbst?

Selbst machen ist die bessere Wahl, wenn:

Es um Texte, Recherche und Auswertungen geht. E-Mails, Angebote, Excel-Auswertungen, Zusammenfassungen: Dafür reicht ein Chat-Assistent.
Der Ablauf überschaubar ist. Formular kommt rein, KI sortiert und schreibt einen Entwurf, Mensch gibt frei. So etwas baust du mit Automatisierungstools: Make schreibt, dass kein Programmieren nötig ist, n8n setzt auf einen visuellen Editor, Code nur bei Bedarf, und Zapier nennt sich No-Code-Plattform.
Du eine einfache Website oder ein internes Tool brauchst. Wie das geht, beschreibe ich in Website mit KI erstellen.
Du die Lösung verstehen willst. Wer selbst baut, kann selbst ändern und bleibt unabhängig.

Ein Beispiel aus meiner Arbeit: Meinen KI-Agenten Sokrates, der meine Marken steuert und mehrere Abo-Tools ersetzt hat, habe ich ohne Agentur gebaut. Das ging, weil ich jeden Schritt verstehe und Fehler selbst finde.

Der Mittelweg: selbst bauen mit Begleitung

Zwischen „alles selbst“ und „alles an die Agentur“ liegt eine dritte Option: Du baust selbst, und jemand mit Erfahrung begleitet die kritischen Schritte. Das mache ich im Tutoring, für 375 € pro Person und Stunde, 100 % online, allein oder in Gruppen von 2 bis 5 Personen (Stand: Oktober 2026).

Für einen klar umrissenen Ablauf reichen oft wenige Stunden Begleitung, danach läuft er auf deinem Konto und du pflegst ihn selbst. Für ein großes Integrationsprojekt mit vielen Systemen ist eine Umsetzung durch Profis sinnvoller.

In 5 Schritten zur Entscheidung

Einen Ablauf auswählen

Nimm einen einzigen Ablauf, der oft vorkommt und Zeit frisst. Schreib in drei Sätzen auf, was heute passiert, wer beteiligt ist und welche Programme genutzt werden.

Den Aufwand messen

Notiere eine Woche lang, wie viel Zeit der Ablauf kostet. Ohne diese Zahl kannst du weder ein Agenturangebot noch deine eigene Zeit bewerten.

Selbst einen Prototyp testen

Bau den Ablauf mit einem Chat-Assistenten oder der kostenlosen Stufe eines Automatisierungstools nach. Ein Prompt für den Start:

Ich möchte folgenden Ablauf in meinem Unternehmen automatisieren:
[Ablauf in 3 Sätzen]. Beteiligte Programme: [Liste].
Zerlege den Ablauf in einzelne Schritte, markiere, wo eine KI
entscheiden oder schreiben soll, und nenne die Stellen,
an denen ein Mensch freigeben sollte.

Die drei Fragen beantworten

Läuft dein Prototyp und fallen die drei Fragen von oben entspannt aus, bleib beim Selbermachen.

Angebote vergleichen oder Hilfe holen

Kommst du nicht weiter, beschreib den Ablauf schriftlich, hol Angebote und rechne Agentur, Begleitung und deine eigene Zeit gegeneinander. Mehr zum Vorgehen im ganzen Betrieb findest du in KI im Unternehmen einführen.

Worauf du bei einer KI-Agentur achten solltest

Prüf vor der Unterschrift diese Punkte:

Eigentum und Zugänge: Accounts, Workflows und Code sollten dir gehören, mit Admin-Zugängen zu allen Tools.
Dokumentation: Eine kurze Beschreibung, was die Lösung tut und wo sie läuft. Ohne sie hängst du bei jedem Problem an der Agentur.
Konkrete Referenzen: Frag nach Projekten, die deinem ähneln, nicht nach allgemeinen Erfolgsgeschichten.
Testphase: Ein kleiner, bezahlter Pilot vor dem großen Auftrag zeigt dir, wie die Zusammenarbeit läuft.
Datenschutz: Verarbeitet die Agentur personenbezogene Daten in deinem Auftrag, etwa Kundendaten in einer Automatisierung, ist sie nach Art. 4 Nr. 8 DSGVO Auftragsverarbeiter. Nach Art. 28 Abs. 1 DSGVO darfst du dann nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO braucht es dafür einen Vertrag, in dem unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung sowie die Art der Daten festgelegt sind. Frag also aktiv nach einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und danach, welche KI-Dienste die Agentur mit deinen Daten nutzt.

Weicht eine Agentur bei diesen Punkten aus, ist das ein Warnsignal.

Mein Fazit

Für die meisten Selbstständigen und kleinen Teams ist der erste Schritt nicht die KI-Agentur, sondern ein eigener Versuch mit einem einzigen Ablauf. Die Tools sind günstig, und du lernst dabei, was KI für dein Geschäft leisten kann und was nicht. Wird der Ablauf kritisch, verbindet er viele Systeme oder fehlt dir die Zeit, hol dir Profis dazu, mit einem Vertrag, der dir die Kontrolle lässt.

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Häufige Fragen

Was macht eine KI-Agentur?

Eine KI-Agentur plant und baut KI-Lösungen für Unternehmen, zum Beispiel Chatbots, automatisierte Abläufe zwischen Programmen oder Auswertungen von Dokumenten. Je nach Angebot übernimmt sie auch Betrieb, Wartung und Schulung. Was genau enthalten ist, unterscheidet sich stark, deshalb lohnt sich ein schriftlicher Leistungsumfang vor dem Auftrag.

Was ist KI-Automatisierung?

KI-Automatisierung heißt: Ein Ablauf läuft ohne dein Zutun, und an mindestens einer Stelle entscheidet oder schreibt ein Sprachmodell mit. Beispiel: Eine eingehende E-Mail wird gelesen, einer Kategorie zugeordnet und mit einem Antwortentwurf an die richtige Person weitergeleitet. Gebaut wird so etwas zum Beispiel mit Tools wie n8n, Make oder Zapier.

Wie fange ich mit KI im Unternehmen an?

Starte mit einem einzigen, häufigen Ablauf, der heute nervt und klar messbar ist. Teste ihn zwei bis vier Wochen mit einem Chat-Assistenten oder einem Automatisierungstool, bevor du Geld in größere Projekte steckst. Kläre parallel, welche Daten in welche Tools dürfen.

Kann ich eine Website mit KI selbst erstellen?

Ja. Lovable etwa nennt Firmenwebsites und Landingpages ausdrücklich als Einsatzzweck, gebaut wird mit Anweisungen in normaler Sprache. Grenzen zeigen sich bei individuellen Funktionen, Schnittstellen und rechtlichen Pflichtangaben wie Impressum und Datenschutzerklärung, die du selbst prüfen musst.