KI-Schulungspflicht: Was Unternehmen 2026 wirklich müssen

Ist eine KI-Schulung Pflicht? Die kurze Antwort: Eine KI-Schulungspflicht in dem Sinn, dass du einen bestimmten Kurs buchen musst, gibt es nicht. Es gibt aber eine Pflicht, aktiv etwas für die KI-Kompetenz im Team zu tun. Sie steht in Art. 4 der europäischen KI-Verordnung (EU) 2024/1689, auch EU AI Act genannt, und gilt seit dem 2. Februar 2025. Im Juli 2026 wurde sie durch den „Digital Omnibus“ abgeschwächt.

Viele Texte zur „KI-Schulungspflicht“ stammen von Schulungsanbietern und klingen entsprechend dramatisch. Hier steht, was im Gesetz steht, was die Behörden dazu sagen und was ein kleines Unternehmen mit vertretbarem Aufwand tun kann. Stand: Oktober 2026.

Was steht in Art. 4 der KI-Verordnung?

Das Wort „Schulungspflicht“ kommt im Gesetz nicht vor. Art. 4 heißt „KI-Kompetenz“. Seit dem 27. Juli 2026 lautet Absatz 1:

„Die Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, wobei ihre technischen Kenntnisse, ihre Erfahrung, ihre Aus- und Fortbildung und der Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, sowie die Personen oder Personengruppen, bei denen die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, zu berücksichtigen sind. Diese Verpflichtung verpflichtet Anbieter oder Betreiber nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.“

Die Absätze 2 und 3 richten sich an die EU-Kommission, die Mitgliedstaaten und das KI-Gremium: Sie sollen Unternehmen, besonders KMU, mit Praxisbeispielen und Empfehlungen unterstützen. Den amtlichen Text findest du in der Verordnung (EU) 2026/1744 auf EUR-Lex.

Was KI-Kompetenz ist, definiert Art. 3 Nr. 56: die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, um KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen, Risiken und möglichen Schäden bewusst zu sein. Es geht also nicht ums Programmieren, sondern um einen sicheren und kritischen Umgang mit den Werkzeugen, die ihr nutzt.

Was hat der Digital Omnibus geändert?

Der Digital Omnibus ist die Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026. Sie wurde am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten. Für Art. 4 bedeutet das:

	Fassung bis 26. Juli 2026	Fassung seit 27. Juli 2026
Kernpflicht	Maßnahmen, um „nach besten Kräften sicherzustellen“, dass das Personal über „ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz“ verfügt	Maßnahmen, um „die Entwicklung der KI-Kompetenz“ zu unterstützen
Ergebnis	ausreichendes Niveau als Ziel	ausdrücklich kein garantiertes Niveau
Unterstützung	nicht geregelt	Kommission und Mitgliedstaaten fördern, besonders KMU
Geltung	seit 2. Februar 2025	unverändert seit 2. Februar 2025

Die Begründung steht in Erwägungsgrund 8: Strenge Pflichten hätten gerade kleineren Unternehmen zusätzlichen Aufwand gebracht. Wichtig ist, was nicht passiert ist: Abgeschafft wurde die Pflicht nicht. Im ursprünglichen Vorschlag der Kommission sollte sie für Unternehmen weitgehend entfallen, und ältere Artikel im Netz geben teils noch diesen Stand wieder. Der beschlossene Text verpflichtet Anbieter und Betreiber weiterhin, Maßnahmen zu ergreifen.

Wer ist von der KI-Schulungspflicht betroffen?

Art. 4 gilt für Anbieter, die KI-Systeme entwickeln und anbieten, und für Betreiber. Betreiber ist nach Art. 3 Nr. 4 jede Person oder Organisation, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, außer bei persönlicher, nicht beruflicher Nutzung. Du bist also Betreiber, sobald in deinem Unternehmen beruflich mit ChatGPT, Claude, Copilot, einem KI-Übersetzer oder einer KI-Funktion in deiner Branchensoftware gearbeitet wird.

Die EU-Kommission nennt in ihren FAQ zur KI-Kompetenz genau dieses Beispiel: Wer Mitarbeitende Werbetexte oder Übersetzungen mit ChatGPT erstellen lässt, muss Art. 4 erfüllen und sollte sie etwa über erfundene Fakten (Halluzinationen) informieren. Größe und Branche spielen keine Rolle.

Wer dazuzählt: eigene Beschäftigte, aber auch Personen, die in deinem Auftrag mit KI arbeiten, etwa Freelancer oder Dienstleister.

Wer nicht: Privatpersonen bei rein privater Nutzung (Art. 2 Abs. 10). Solo-Selbstständige haben nach dem Wortlaut kein Personal, das sie schulen müssten. Ein Grundverständnis der eigenen Tools brauchst du trotzdem, schon wegen Datenschutz und Haftung.

Österreich und Schweiz: In Österreich gilt die Verordnung unmittelbar wie in Deutschland. Schweizer Unternehmen erfasst sie, wenn sie KI-Systeme in der EU anbieten oder die Ergebnisse ihrer KI in der EU verwendet werden (Art. 2 Abs. 1).

In 5 Schritten zur KI-Kompetenz im Team

Die KI-Verordnung schreibt kein Format vor. Die Bundesnetzagentur, in Deutschland die zuständige Aufsicht, nennt drei Grundsteine: Bedarf ermitteln, Maßnahmen gestalten, dokumentieren und auffrischen. Daraus ergibt sich dieser Ablauf.

Bestandsaufnahme: Wer nutzt welche KI wofür?

Mach eine Liste, keine Doktorarbeit. Frag im Team nach, auch nach privaten Konten, die nebenbei für die Arbeit genutzt werden. Ehrliche Antworten sind wichtiger als eine schöne Tabelle.

Bereich	Tool	Wofür	Heikel, weil
Vertrieb	ChatGPT	Angebote formulieren	Kundendaten im Prompt
Buchhaltung	KI-Funktion der Buchhaltungssoftware	Belege zuordnen	falsche Zuordnungen
Marketing	Bildgenerator	Social-Media-Bilder	Rechte, Kennzeichnung
Geschäftsführung	Claude	Verträge zusammenfassen	vertrauliche Inhalte, Fehler

Rollen und Risiken einordnen

Nicht alle brauchen dasselbe. Die Bundesnetzagentur schlägt drei Stufen vor: ein Grundverständnis für alle, fortgeschrittene Kenntnisse für intensive Nutzer und rollenspezifische Trainings, etwa für die Person, die KI-Ergebnisse an Kunden schickt. Je näher ein Einsatz an Entscheidungen über Menschen liegt, desto gründlicher muss die Vorbereitung sein. KI in der Bewerberauswahl gilt als Hochrisiko-Anwendung, dafür kommen nach dem Digital Omnibus ab dem 2. Dezember 2027 eigene Pflichten hinzu.

Maßnahmen festlegen

Erlaubt ist, was zu euch passt: eine interne Einweisung, ein E-Learning, Übungen mit echten Aufgaben, eine feste Sprechstunde, eine schriftliche Richtlinie. Die EU-Kommission stellt aber klar, dass ein Verweis auf die Bedienungsanleitung nicht reicht.

In die Basis-Stufe gehören mindestens diese Themen:

• wie Sprachmodelle arbeiten und warum sie überzeugend falsche Antworten liefern
• welche Daten in welches Tool dürfen (Datenschutz, Geschäftsgeheimnisse)
• wer Ergebnisse prüft, bevor sie das Haus verlassen
• wann KI-Inhalte gekennzeichnet werden müssen
• an wen man sich bei Fragen oder Fehlern wendet

Vieles davon lässt sich in einer KI-Richtlinie fürs Unternehmen festhalten, die dann Gegenstand der Einweisung ist.

Maßnahmen dokumentieren: der KI-Kompetenz-Nachweis

Das Gesetz verlangt keinen bestimmten Nachweis und kein Zertifikat. Die EU-Kommission sagt ausdrücklich, dass eine interne Aufzeichnung über Schulungen und andere Maßnahmen genügt. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, Art, Umfang und Teilnehmende festzuhalten. So kann das in einem Betrieb mit acht Leuten aussehen:

Datum	Maßnahme	Inhalte	Teilnehmende	Dauer	Beleg
14.10.2026	interne Einweisung	Richtlinie, Datenregeln, Halluzinationen	alle 8 Beschäftigten	90 Min.	Teilnehmerliste
21.10.2026	Praxisübung Vertrieb	Angebote mit ChatGPT, Prüfschritte	3 Personen Vertrieb	60 Min.	Übungsunterlagen
laufend	Richtlinie gelesen	Version 1.0	alle	–	Lesebestätigung

Bewahre die verwendeten Unterlagen dazu auf. Wenn die Aufsicht nachfragt, zeigst du damit, dass ihr euch strukturiert gekümmert habt. Genau das verlangt die neue Fassung.

Regelmäßig prüfen und auffrischen

Ein festes Intervall gibt es nicht. Die Bundesnetzagentur nennt den Aufbau von KI-Kompetenz einen kontinuierlichen Prozess. Typische Anlässe zum Auffrischen:

• ein neues Tool oder eine neue KI-Funktion in bestehender Software
• ein neuer Einsatzzweck, etwa KI im direkten Kundenkontakt
• neue Mitarbeitende (Einweisung beim Onboarding)
• ein Fehler oder Beinahe-Fehler, aus dem alle lernen sollten

Meine Empfehlung für kleine Teams: ein kurzer Termin pro Jahr für alle, dazu eine Einweisung bei jedem neuen Tool. Das bleibt überschaubar und lässt sich sauber dokumentieren.

Was droht, wenn du nichts tust?

Hier widersprechen sich die Quellen am stärksten. So sieht die Lage im Oktober 2026 aus:

Ebene	Was gilt
KI-Verordnung (EU)	Der Bußgeldkatalog in Art. 99 Abs. 3 bis 5 nennt Art. 4 nicht. Die Mitgliedstaaten müssen aber Sanktionen „bei jeglichem Verstoß“ vorsehen, dazu können Verwarnungen und nichtmonetäre Maßnahmen gehören.
Deutschland	Seit 29. Juli 2026 gilt das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG). Die Bundesnetzagentur ist zentrale Aufsicht. Der Bußgeldkatalog in § 15 KI-MIG (bis 50.000 €) nennt Art. 4 nicht.
Aufsicht	Laut EU-Kommission überwachen die nationalen Behörden die Regeln seit August 2026. Sanktionen sollen verhältnismäßig sein und sich nach dem Einzelfall richten.
Haftung	Laut Bundesnetzagentur kann fehlende KI-Kompetenz als Verletzung der Sorgfaltspflicht gelten, wenn dadurch ein Schaden entsteht.

Ein Bußgeld speziell für fehlende KI-Kompetenzmaßnahmen sehe ich in Deutschland derzeit nicht. Zuständig für die Einhaltung ist die Bundesnetzagentur trotzdem, sie kann also nachfragen, was ihr getan habt. Andere EU-Staaten können eigene Sanktionen festlegen, die Lage ist europaweit nicht einheitlich. Aussagen wie „bis zu 15 Millionen Euro Bußgeld für fehlende KI-Schulung“ lassen sich aus Art. 99 nicht ableiten. Dieser Rahmen gilt für andere Pflichten, etwa die Transparenzpflichten aus Art. 50.

Das größere Risiko liegt woanders: Wenn jemand im Team Kundendaten in ein privates KI-Konto kopiert oder ein erfundenes Detail ungeprüft in ein Angebot übernimmt, wird schnell gefragt, was das Unternehmen dagegen getan hat. Dann hilft dir eine saubere Dokumentation mehr als jedes Zertifikat.

Brauchst du dafür einen externen KI-Kurs?

Nein. Die KI-Schulungspflicht lässt sich auch ohne externen Anbieter erfüllen. Externe Kurse sind eine Möglichkeit, keine Voraussetzung. Ein Kurs, der allgemeine Prompt-Tricks zeigt, aber eure Tools, eure Daten und eure Prüfschritte nicht kennt, erfüllt den Zweck oft schlechter als eine gut vorbereitete interne Stunde. Warum das so ist, habe ich im Journal unter Warum Prompting-Kurse zu kurz greifen beschrieben.

Kostenlose Anlaufstellen, auf die die Bundesnetzagentur selbst verweist:

• der KI-Campus mit freien Online-Kursen
• die kostenlosen Online-Kurse des appliedAI Institute
• die Mittelstand-Digital Zentren und die European Digital Innovation Hubs für KMU
• die Sammlung von Praxisbeispielen der EU-Kommission („Living Repository“)

Vorsicht bei Angeboten mit „offiziellem Zertifikat nach EU AI Act“: Die KI-Verordnung sieht kein Zertifikat für KI-Kompetenz vor, und die Bundesnetzagentur betont, dass es keine Zertifizierungspflicht gibt. Welche Lernformate es gibt, von Online-Kurs bis Tutoring, und für wen welches passt, vergleicht der Ratgeber KI lernen: Kurs, Workshop oder Tutoring?

KI-Schulungspflicht erfüllen: dein Minimalprogramm für Art. 4

1. Eine Liste der genutzten KI-Tools und Einsatzzwecke anlegen.
2. Eine kurze Richtlinie schreiben: erlaubte Tools, Datenregeln, Prüfschritte.
3. Eine Einweisung für alle durchführen und dokumentieren.
4. Bei neuen Tools und neuen Leuten nachschulen, einmal im Jahr auffrischen.

Wie du KI-Tools darüber hinaus auswählst und im Betrieb verankerst, steht im Ratgeber KI im Unternehmen einführen. Die Sicht der Beschäftigten behandelt der Ratgeber Darf ich ChatGPT auf der Arbeit nutzen?.

Häufige Fragen

Ist die KI-Schulung Pflicht für den Arbeitgeber oder für die Mitarbeitenden?

Die Pflicht trifft das Unternehmen als Betreiber oder Anbieter von KI-Systemen, nicht die einzelnen Beschäftigten. Der Arbeitgeber muss passende Maßnahmen anbieten. Mitarbeitende müssen kein Zertifikat vorweisen.

Wie oft muss eine KI-Schulung stattfinden?

Ein festes Intervall schreibt die KI-Verordnung nicht vor. Die Bundesnetzagentur beschreibt KI-Kompetenz als fortlaufenden Prozess: auffrischen, wenn neue Tools, neue Einsatzzwecke oder neue Mitarbeitende dazukommen. Für kleine Teams ist ein kurzer jährlicher Termin praktikabel.

Brauche ich ein Zertifikat als KI-Kompetenz-Nachweis?

Nein. Weder die EU-Kommission noch die Bundesnetzagentur verlangen ein Zertifikat. Es reicht eine interne Aufzeichnung, wer wann welche Maßnahme mit welchen Inhalten durchlaufen hat.

Gilt die KI-Schulungspflicht auch für Selbstständige ohne Mitarbeiter?

Art. 4 zielt auf das eigene Personal und auf Personen, die in deinem Auftrag mit KI arbeiten. Wer ganz allein arbeitet, hat nach dem Wortlaut niemanden zu schulen. Sobald Freelancer oder Dienstleister für dich KI-Tools bedienen, gilt die Pflicht für sie.

Reicht eine kurze Online-Schulung zum EU AI Act?

Das Format ist frei, auch E-Learning zählt. Die EU-Kommission stellt aber klar, dass ein Verweis auf Bedienungsanleitungen nicht genügt. Die Maßnahme sollte zu euren Tools, Rollen und Risiken passen.

Verwandte Fragen

• Ist ChatGPT DSGVO-konform?
• Darf ich ChatGPT auf der Arbeit nutzen?
• ChatGPT für Unternehmen: Welcher Tarif passt?
• Claude für Unternehmen: Team, Enterprise und Kosten