Microsoft Copilot im Büro: Was er kann, was er kostet

Microsoft Copilot ist der KI-Assistent in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Er schreibt Entwürfe, fasst lange Mail-Verläufe und Besprechungen zusammen und hilft dir bei Tabellen. Verwirrend ist, dass es mehrere Copilots mit ähnlichen Namen gibt, und nicht jeder kann dasselbe. Hier erfährst du, welche Variante was kann, was sie kostet und worauf du beim Datenschutz achten musst. Die Preise stammen von Microsofts deutscher Preisseite, Stand: Oktober 2026, zuzüglich Mehrwertsteuer.

Welcher Microsoft Copilot ist welcher?

Variante	Für wen	Was drin ist	Preis
Copilot-App	Privatleute	KI-Chat im Browser, unter Windows und auf dem Handy	kostenlos
Microsoft 365 Single, Family, Premium	Privatleute	Copilot in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote mit Nutzungslimit	Single 99 €, Family 129 €, Premium 219 € im Jahr
Copilot Chat	Firmen mit berechtigtem Microsoft-365-Tarif	KI-Chat mit Webdaten, Copilot in Outlook, Arbeit mit hochgeladenen Dateien	ohne Aufpreis
Microsoft 365 Copilot Business	Firmen bis 300 Nutzer	Copilot in allen Apps mit Zugriff auf Mails, Dateien und Termine, fertige Agenten	ab 15,60 € pro Nutzer und Monat
Microsoft 365 Copilot	Großunternehmen	Funktionen wie Business	26,00 € pro Nutzer und Monat

Bei Family bekommt nur die Person KI-Funktionen, die das Abo gebucht hat. Dazu kommt eine Umbenennung: Microsoft nennt die Firmenversion Microsoft 365 Copilot inzwischen Microsoft Copilot, also so wie die kostenlose App. Copilot Chat heißt jetzt Microsoft Copilot Chat. Auf Preisseiten und in Rechnungen stehen teils noch die alten Namen.

Was kann Microsoft Copilot in Word, Excel, Outlook und Teams?

Word: Copilot entwirft Texte, formuliert um und fasst lange Dokumente zusammen. Mit Lizenz nimmt er andere Dateien, Mails oder Besprechungsnotizen als Grundlage, sofern du darauf ohnehin Zugriff hast.

Erstelle aus der Datei „Angebot Muster 2026“ und der letzten Mail von [Kunde]
ein Angebot für die Wartung von 12 Arbeitsplätzen.
Übernimm Preise nur aus der Musterdatei.
Markiere alles, was du nicht sicher weißt, mit [prüfen].

Outlook: Copilot fasst Mail-Verläufe zusammen, entwirft Antworten und gibt Hinweise zu Klarheit und Ton. Copilot in Outlook gehört auch zu Copilot Chat ohne Aufpreis und ist für viele Büros der schnellste Gewinn.

Fasse diesen Verlauf in fünf Stichpunkten zusammen.
Welche Fragen sind offen, und wer wartet auf eine Antwort von mir?
Entwirf eine kurze Antwort, die die Lieferverzögerung erklärt
und zwei neue Liefertermine vorschlägt. Ton: sachlich und freundlich.

Teams: Copilot fasst Besprechungen zusammen, erstellt ein Transkript und hält Aufgaben fest. Den vollen Funktionsumfang in Teams gibt es mit der Copilot-Lizenz, dazu braucht ihr eine Teams-Lizenz.

Excel: Copilot schreibt Formeln, wertet Tabellen aus und baut Diagramme. Was dabei zu beachten ist, etwa die Speicherung in OneDrive, steht im Ratgeber Excel mit KI.

PowerPoint: Copilot baut eine Präsentation aus einer kurzen Beschreibung oder aus vorhandenen Inhalten wie einem Word-Dokument und überarbeitet bestehende Folien.

Agenten: Mit Lizenz kommen fertige Agenten dazu, etwa der Recherche-Agent für ausführliche Berichte und der Analyse-Agent für Daten. Eigene Agenten baust du mit dem Agent Builder oder Copilot Studio. Wie das geht, erklärt der Ratgeber eigenen KI-Agenten erstellen.

Copilot Chat oder Lizenz: Was reicht für dein Team?

Der Unterschied liegt beim Zugriff auf eure Daten.

Copilot Chat ohne Aufpreis: Antworten stützen sich auf das Web und auf das, was du mitgibst. Firmendaten nutzt Copilot Chat nur, wenn du eine Datei hochlädst oder in Outlook und Teams mit einem geöffneten Inhalt arbeitest. Agenten, die auf Firmendaten zugreifen, rechnet Microsoft nach Verbrauch ab, dafür braucht ihr ein Azure-Abo. In Word, Excel und PowerPoint gibt es je nach Microsoft-365-Tarif eine Grundversion mit Standardzugriff, die bei hoher Auslastung eingeschränkt sein kann.

Mit Lizenz: Copilot greift automatisch auf Mails, Dateien, Termine und Besprechungen zu, die du sehen darfst. Du bekommst Vorrang bei Auslastung, die fertigen Agenten und volle Funktionen in allen Apps. Admins bekommen erweiterte Auswertungen zur Nutzung.

Meine Empfehlung: Gib allen Copilot Chat und lizenziere zunächst zwei oder drei Personen, die den Tag in Outlook und Teams verbringen. Nach vier Wochen siehst du, ob sich die Lizenz in gesparter Zeit rechnet. Wie so ein Pilot aussieht, beschreibt der Ratgeber KI im Unternehmen einführen.

Was kostet Microsoft 365 Copilot?

Tarif (Stand: Oktober 2026)	Jahresabo	Monatsabo
Copilot Business als Zusatz	15,60 € (Aktion), regulär 18,20 €	21,84 €
Business Standard mit Copilot Business	20,36 €	24,43 €
Business Premium mit Copilot Business	27,73 €	33,28 €
Microsoft 365 Copilot (Großunternehmen)	26,00 €	–

Alle Preise pro Nutzer und Monat, zuzüglich Mehrwertsteuer. Der Aktionspreis gilt laut Microsoft vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026 und nur für das erste Jahr eines Jahresabos. Als Zusatz setzt Copilot Business einen Business-Tarif wie Business Basic, Standard oder Premium voraus, alternativ buchst du eines der Pakete. Beides gilt für bis zu 300 Nutzer. Microsoft 365 Copilot für Großunternehmen gibt es laut Preisseite im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung für 27,30 €. Einen Monat kannst du kostenlos testen.

Ein Rechenbeispiel: Ihr habt fünf Plätze Business Standard und gebt zwei Personen Copilot Business. Im ersten Jahr kostet das 31,20 € im Monat zusätzlich. Spart jede der beiden Personen pro Woche eine Stunde, hat sich das schnell gerechnet.

Datenschutz: Was passiert mit euren Daten?

Meldest du dich mit einem Geschäftskonto an, gilt laut Microsoft der Unternehmensdatenschutz (Enterprise Data Protection). Microsoft handelt als Auftragsverarbeiter nach dem Zusatz zur Datenverarbeitung (DPA). Eingaben, Antworten und die Daten, auf die Copilot zugreift, werden nicht zum Training der Basismodelle verwendet. Für Nutzer in der EU bleibt die Verarbeitung laut Microsoft innerhalb der EU-Datengrenze.

Drei Ausnahmen solltest du kennen:

• Websuche: Suchanfragen an Bing laufen unter eigenen Bedingungen, Microsoft ist dafür selbst Verantwortlicher. Die EU-Datengrenze gilt dafür nicht. Admins können die Websuche abschalten.
• Anthropic-Modelle: Wählt Copilot Modelle von Anthropic, gilt die EU-Datengrenze laut Microsoft derzeit nicht.
• Private Konten: Wer im Büro mit einem privaten Microsoft-Konto arbeitet, bekommt diese Zusagen nicht.

Dazu kommt ein praktisches Risiko: Copilot findet alles, was eine Person sehen darf. Liegt die Gehaltsliste in einem Ordner, der für alle freigegeben ist, kann Copilot sie in einer Antwort verwenden. Prüft deshalb vor dem Start die Freigaben in SharePoint, OneDrive und Teams.

Copilot nutzen lernen: Brauchst du eine Copilot-Schulung?

Eine bestimmte Copilot-Schulung schreibt kein Gesetz vor. Wer KI im Betrieb einsetzt, muss aber nach Art. 4 der KI-Verordnung Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz der Beschäftigten zu fördern. Was das konkret heißt, steht im Ratgeber zur KI-Schulungspflicht.

Microsoft stellt kostenlose Lernpfade auf Microsoft Learn bereit, dazu einen Promptkatalog mit Beispielen für die einzelnen Apps. Für Admins gibt es ein Paket mit Schulungsfolien und Vorlagen für die Einführung.

Am schnellsten lernt dein Team mit den eigenen Aufgaben. Lass jede Person drei Aufgaben sammeln, die sie jede Woche erledigt, und probiere sie mit dem Team in Copilot aus. Gute Prompts haben vier Teile: Ziel, Hintergrund, Quelle und gewünschtes Format. Wer dabei Begleitung möchte, kann das auch im Tutoring in kleiner Gruppe machen.

Wo Copilot an Grenzen stößt

Microsoft Copilot spart Zeit, aber nicht ohne Haken:

• Fehler klingen überzeugend: Copilot erfindet manchmal Zahlen oder Zusammenhänge. → Fakten, Preise und Zusagen prüft immer ein Mensch.
• Chaos in der Ablage: Verstreute Dateien mit fünf Versionen desselben Angebots verwirren auch die KI. → Aufräumen lohnt sich doppelt.
• Standardzugriff ohne Lizenz: Zu Spitzenzeiten kann Copilot ohne Lizenz langsamer sein oder Funktionen einschränken. → Für Vielnutzer lohnt die Lizenz eher als für Gelegenheitsnutzer.

Häufige Fragen

Ist Microsoft Copilot kostenlos?

Teilweise. Die Copilot-App für Privatleute und Copilot Chat für Geschäftskonten mit berechtigtem Microsoft-365-Tarif kosten nichts extra. Copilot mit Zugriff auf deine Arbeitsdaten in Word, Excel, Outlook und Teams braucht eine Lizenz, für Firmen bis 300 Nutzer Microsoft 365 Copilot Business.

Was kostet Microsoft 365 Copilot für kleine Unternehmen?

Copilot Business kostet regulär 18,20 € pro Nutzer und Monat im Jahresabo, bis Ende 2026 im ersten Jahr 15,60 €. Im Monatsabo sind es 21,84 €, alles zuzüglich Mehrwertsteuer (Stand: Oktober 2026). Voraussetzung ist ein Microsoft-365-Business-Tarif.

Wo finde ich eine Copilot-Schulung?

Microsoft bietet kostenlose Lernpfade auf Microsoft Learn und einen Promptkatalog mit Beispielen an. Am meisten bringt Übung mit den eigenen Aufgaben, allein oder begleitet. Eine bestimmte Copilot-Schulung schreibt das Gesetz nicht vor.

Ist GitHub Copilot dasselbe wie Microsoft Copilot?

Nein. GitHub Copilot ist ein KI-Assistent zum Programmieren und wird getrennt lizenziert. Für Word, Excel, Outlook und Teams ist Microsoft 365 Copilot zuständig.

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