KI-Automatisierung: Make, n8n oder Zapier für Einsteiger

Du willst, dass eingehende Anfragen automatisch zusammengefasst, Rechnungen sortiert oder Termine nachgefasst werden, kannst aber nicht programmieren? Dafür gibt es drei Werkzeuge, die im DACH-Raum immer wieder genannt werden: Zapier, Make und n8n. Alle drei verbinden Apps miteinander und können KI-Schritte einbauen. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wie leicht der Einstieg ist und wie sie abrechnen. Alle Angaben: Stand Oktober 2026.

Wenn du erst Beispiele suchst, was sich im Büro überhaupt automatisieren lässt, lies zuerst Prozesse mit KI automatisieren: Beispiele fürs Büro.

Was ist KI-Automatisierung überhaupt?

Eine klassische Automatisierung folgt festen Regeln: Wenn ein Formular abgeschickt wird, lege eine Zeile in der Tabelle an. KI-Automatisierung baut in diese Kette einen Schritt ein, der Text versteht oder erzeugt, etwa eine Anfrage als Angebot oder Reklamation einordnet und einen Antwortentwurf schreibt.

Alle drei Tools bieten inzwischen auch KI-Agenten an. Ein Agent bekommt ein Ziel und entscheidet selbst, welche Schritte er dafür ausführt. Was ein Agent genau ist und wo die Grenzen liegen, erkläre ich in Was ist ein KI-Agent?. Für den Einstieg rate ich zu festen Abläufen mit einem KI-Schritt. Die sind leichter zu prüfen.

Make, n8n und Zapier im Vergleich

	Zapier	Make	n8n
Angebundene Apps	über 10.000 (Quelle)	über 3.500 (Quelle)	über 2.000 (Quelle)
Gratis-Einstieg	Free: 100 Tasks/Monat, nur zweistufige Zaps (Quelle)	Free: 1.000 Credits/Monat (Quelle)	Community Edition gratis, aber selbst gehostet (Quelle)
Günstigster bezahlter Tarif	Pro ab 19,99 $/Monat bei Jahreszahlung, 29,99 $ monatlich, 750 Tasks (Quelle)	Core, Pro, Teams (Preise auf der Preisseite)	Starter 20 €/Monat bei Jahreszahlung, 2.500 Ausführungen (Quelle)
Was gezählt wird	jeder erfolgreich erledigte Arbeitsschritt	jede Modul-Aktion, KI-Funktionen teils mehr	jeder komplette Durchlauf eines Workflows
KI-Agenten	Zapier Agents (Quelle)	Make AI Agents, in allen Tarifen (Quelle)	Agenten und KI-Nodes ab Starter (Quelle)
Einstieg	am leichtesten	mittel, sehr visuell	am technischsten

Wie rechnen die Tools ab?

Hier unterscheiden sich die drei am stärksten, und das entscheidet über deine Rechnung.

Zapier zählt Tasks. Ein Task wird laut Zapier gezählt, „whenever Zapier successfully completes a unit of work for you“. Fehlgeschlagene Aktionen, der Auslöser und eingebaute Hilfsschritte wie Formatter, Filter, Paths oder Delay zählen nicht (Quelle). Ein Ablauf mit drei Aktionen kostet dich pro Durchlauf also drei Tasks. Was ein KI-Schritt kostet, hängt laut Zapier vom Modell und von den Werkzeugaufrufen ab (Quelle).

Make zählt Credits. Die meisten Aktionen kosten einen Credit, einige Funktionen über Makes eigenen KI-Anbieter können mehr verbrauchen. Nicht verbrauchte Credits verfallen am Ende der Laufzeit (Quelle).

n8n zählt Ausführungen. Eine Ausführung ist laut n8n „a single run of your entire workflow“. Wie viele Schritte der Workflow hat, spielt dabei keine Rolle (Quelle). Wenn dein Ablauf zehn Schritte hat, ist n8n deshalb im Vorteil.

Meine Faustregel: Je länger ein Ablauf wird und je öfter er läuft, desto genauer solltest du nachrechnen.

Zapier: Für wen lohnt es sich?

Zapier ist der einfachste Einstieg, der eingebaute Assistent Copilot hilft beim Aufbau. Im Free-Tarif hast du 100 Tasks pro Monat, einen Nutzerplatz, nur zweistufige Abläufe (ein Auslöser, eine Aktion) und eine Abfrage alle 15 Minuten. Den KI-Baustein „AI by Zapier“ gibt es erst ab Pro, Zapier Agents dagegen schon im Free-Tarif mit 400 Aktivitäten pro Monat. Agenten werden laut Zapier in Aktivitäten abgerechnet, nicht in Tasks (Quelle).

Nimm Zapier, wenn du schnell einen Ablauf zum Laufen bringen willst und deine Apps exotisch sind. Der Haken: Bei vielen Schritten und hohem Volumen wird es teurer als bei den anderen beiden. Pro mit 10.000 Tasks kostet zum Beispiel 129 $ pro Monat bei Jahreszahlung (Quelle).

Make: Für wen lohnt es sich?

Make zeigt deinen Ablauf als Diagramm aus verbundenen Kreisen. Das ist anfangs ungewohnter als bei Zapier, dafür siehst du Verzweigungen und Schleifen auf einen Blick. Gratis bekommst du 1.000 Credits pro Monat (Quelle).

Make AI Agents laufen im selben visuellen Editor. Laut Make wird jede Entscheidung des Agenten Schritt für Schritt in einem „Reasoning panel“ auf der Arbeitsfläche angezeigt, und du kannst Regeln, manuelle Freigaben oder Haltepunkte einbauen (Quelle). So siehst du, warum der Agent etwas getan hat.

Nimm Make, wenn deine Abläufe mehr als zwei, drei Schritte haben und du gerne visuell denkst.

n8n: Für wen lohnt es sich?

n8n hat zwei Gesichter. Die Cloud-Version funktioniert wie die anderen beiden. Starter kostet 20 € pro Monat bei Jahreszahlung und enthält 2.500 Ausführungen, 5 gleichzeitige Ausführungen, eine maximale Laufzeit von 5 Minuten pro Ausführung und Protokolle für 7 Tage. Pro kostet 50 € pro Monat bei Jahreszahlung mit 10.000 Ausführungen. Ab Starter kannst du laut n8n KI-Modelle auch ohne eigenen API-Schlüssel nutzen (Quelle).

Die Community Edition auf deinem eigenen Server ist laut n8n die kostenlose Ausgabe ohne Lizenzschlüssel und enthält „almost the complete feature set“. Es fehlen unter anderem Projekte, SSO und das Teilen von Workflows und Zugangsdaten im Team (Quelle). Für den Betrieb brauchst du Docker oder Node.js (Quelle). Wenn dir diese Begriffe nichts sagen, ist die selbst gehostete Variante für den Anfang nichts für dich.

Nimm n8n, wenn deine Abläufe lang sind, oft laufen oder deine Daten auf einem Server bleiben sollen, den du selbst kontrollierst. Ob ein Anbieter für deine Kundendaten datenschutzrechtlich passt, musst du in jedem Fall gesondert prüfen.

So baust du deinen ersten KI-Ablauf

Einen Ablauf auswählen

Nimm etwas, das oft vorkommt, nervt und klare Regeln hat: Kontaktanfragen sortieren, Rechnungen aus dem Postfach ablegen, Besprechungsnotizen zusammenfassen. Nicht geeignet ist alles, wo ein Fehler sofort Geld oder einen Kunden kostet.

Auslöser und Ziel festlegen

Schreib in einem Satz auf: „Wenn X passiert, soll Y entstehen.“ Zum Beispiel: Wenn eine E-Mail an info@ kommt, soll eine Zeile mit Kategorie und Kurzfassung in der Tabelle entstehen.

Den KI-Schritt formulieren

Der KI-Schritt bekommt einen festen Prompt. Je klarer das Ausgabeformat, desto zuverlässiger der Ablauf:

Du bekommst eine Kunden-E-Mail. Ordne sie genau einer Kategorie zu:
Angebot, Reklamation, Termin, Sonstiges.
Fasse den Inhalt in höchstens zwei Sätzen zusammen.
Antworte nur in diesem Format:
Kategorie: <Kategorie>
Zusammenfassung: <Text>

Mit echten Beispielen testen

Spiel zehn echte, unterschiedliche Fälle durch, bevor du den Ablauf scharf schaltest, auch Grenzfälle wie leere E-Mails, Anhänge ohne Text oder Mails auf Englisch.

Eine Freigabe einbauen

Lass die KI in den ersten Wochen nur Entwürfe erstellen, die ein Mensch prüft. Erst wenn die Ergebnisse stabil sind, darf der Ablauf selbst senden oder buchen.

Verbrauch beobachten

Schau nach einer Woche, wie viele Tasks, Credits oder Ausführungen verbraucht wurden. Hochgerechnet auf den Monat siehst du, ob der Gratis-Tarif reicht oder welcher Tarif passt.

KI im Unternehmen: Selbst bauen oder eine KI-Agentur beauftragen?

Einen Ablauf mit drei, vier Schritten bekommst du mit Zapier oder Make selbst hin. Schwierig wird es, wenn mehrere Abläufe aufeinander aufbauen, Kundendaten durch mehrere Dienste wandern oder ein Ablauf still kaputtgeht und es keiner merkt. Dann brauchst du jemanden, der die Abläufe dokumentiert und pflegt, intern oder extern. Was eine Agentur im Vergleich zum Selbermachen kostet, rechne ich in KI-Agentur oder selbst machen? Der Kosten-Check durch. Wenn du KI im ganzen Betrieb einführen willst, hilft dir KI im Unternehmen einführen: 6 Schritte für KMU.

Welches Tool soll ich als Einsteiger nehmen?

Du willst heute noch einen ersten Ablauf sehen: Zapier.
Deine Abläufe haben viele Schritte und Verzweigungen: Make.
Du hast lange Workflows mit viel Volumen oder willst selbst hosten: n8n, für den Anfang in der Cloud.

Fang mit dem Gratis-Tarif an, bau genau einen Ablauf und entscheide erst danach. Ein einziger Testablauf zeigt dir schneller als jeder Vergleich, mit welcher Oberfläche du zurechtkommst.

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Häufige Fragen

Was ist KI-Automatisierung?

Ein Ablauf, der ohne dich startet und einen KI-Schritt enthält. Beispiel: Eine E-Mail kommt an, die KI fasst sie zusammen und ordnet sie ein, das Ergebnis landet in einer Tabelle oder im Team-Chat. Tools wie Zapier, Make und n8n verbinden dafür deine Apps mit einem Sprachmodell, ohne dass du Code schreibst.

Brauche ich für KI-Automatisierung eine KI-Agentur?

Für einfache Abläufe nicht. Einen Ablauf mit drei, vier Schritten baust du mit Zapier oder Make an einem Nachmittag selbst. Eine Agentur oder Begleitung lohnt sich, wenn viele Systeme zusammenhängen, sensible Daten im Spiel sind oder niemand im Team Zeit hat, die Abläufe zu pflegen.

Wie fange ich mit KI im Unternehmen an?

Mit einem einzigen, nervigen Routineablauf, der oft vorkommt und klare Regeln hat, etwa Anfragen sortieren oder Belege ablegen. Automatisiere den, prüf die Ergebnisse ein paar Wochen von Hand und nimm erst dann den nächsten Ablauf dazu.

Ist n8n kostenlos?

Die selbst gehostete Community Edition ist laut n8n-Dokumentation die kostenlose Ausgabe ohne Lizenzschlüssel. Du brauchst dafür aber einen eigenen Server und musst Installation, Updates und Sicherheit selbst übernehmen. Die gehostete Cloud-Version kostet Geld.